¿Qué hace un administrativo? Funciones y tareas clave en la empresa

Elegir una formación profesional que te conecte con el mundo laboral es clave para construir un futuro profesional sólido. Las empresas buscan perfiles capaces de organizar procesos y gestionar documentación con eficacia. Formándote con un FP de Administración y Empresa podrás adquirir estas competencias de forma práctica y orientada al empleo que te hará crecer desde el primer día. 
Dentro del ámbito administrativo, es importante distinguir entre las funciones de un Auxiliar Administrativo y las de un Técnico Administrativo, ya que cada uno de ellos asume diferentes niveles de responsabilidad y tareas. Esta diferenciación permite orientar mejor la formación y el desarrollo profesional según los objetivos de cada persona.

Un administrativo es una figura clave en una empresa ya que se encarga de gestionar los procesos y manejar la documentación y las comunicaciones para que funcione con eficacia. La labor que lleva a cabo combina organización, gestión documental, apoyo contable y atención a clientes y proveedores.

Es importante distinguir entre estos dos perfiles ya que tienen responsabilidades y condiciones laborales diferentes y, aunque están entrelazados, no son lo mismo:

Mientras que un auxiliar administrativo realiza tareas de apoyo como atención telefónica, tareas de archivo o gestión de correspondencia, un técnico administrativo es un perfil más cualificado. Este último tendrá que desarrollar competencias más avanzadas como contabilidad básica, facturación, gestión documental, atención al cliente y soporte a distintos departamentos.

Otra diferencia importante está en la formación necesaria para acceder a cada perfil, ya que un Auxiliar Administrativo (C2) suele requerir la ESO o un Grado Medio, mientras que para trabajar como Técnico Administrativo se pide Bachillerato o un FP Superior.

Aunque el Técnico Administrativo suele acceder a mejores condiciones laborales y salariales, es posible ir avanzando paso a paso dentro del área administrativa. Se puede empezar cursando el Grado Medio en Gestión Administrativa y, una vez adquirido algo de experiencia y soltura, continuar con el Grado Superior en Administración y Finanzas, que abre la puerta a funciones más técnicas y a puestos más exigentes.

En cuanto a salidas profesionales, un técnico administrativo suele tener mejores condiciones laborales y salariales que un auxiliar administrativo, ya que desempeña tareas de mayor responsabilidad.

Como ya hemos dicho, el administrativo desempeña un papel clave en el funcionamiento interno de la empresa. Sus funciones administrativas pueden estar agrupadas en diferentes áreas de responsabilidad y sus funciones son variadas.

·Gestión documental

En este aspecto, la figura del administrativo es la encargada de organizar, clasificar y mantener actualizada la documentación de la empresa. Su trabajo no se limita solo al archivo físico o digital, también implica adaptarse a las necesidades actuales de la organización.

Algunos ejemplos de las tareas que desempeña este perfil pueden ser: preparar contratos, informes y comunicaciones o hacerse cargo del registro y control de documentación legal y corporativa. A esto se suman funciones cada vez más habituales como gestionar firmas electrónicas, velar por el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en los distintos procesos administrativos o mantener la información en la nube de forma accesible, ordenada y protegida.

·Apoyo contable y financiero

Un administrativo, en ningún caso, sustituye a un contable, pero sí puede realizar tareas esenciales para esta área financiera. Entre ellas, destacan la de emitir y registrar facturas, realizar el control de gastos y cobros, y preparar documentación para auditorías.

·Comunicación y atención al cliente

La importancia del administrativo es tal que actúa como enlace entre la empresa y los clientes, proveedores y colaboradores. Puede hacerse cargo de la atención telefónica y a través de correo electrónico, la gestión de citas y agendas y la redacción de comunicaciones tanto internas como externas.

Además, también asume tareas relacionadas con la Administración Pública. Se encarga de realizar trámites con organismos como la Seguridad Social, Hacienda o Ayuntamientos mediante el uso de certificados digitales. Dichas tareas agilizan y formalizan muchos de los procesos administrativos del día a día.

Además de dominar las funciones administrativas, un buen administrativo necesita una combinación de habilidades técnicas (hard skills) y habilidades blandas (soft skills). 

Hard skills: deberá demostrar su habilidad en estas técnicas.

• -Manejo de herramientas ofimáticas: tendrá que desenvolverse con soltura en entornos como Office 365, utilizar Excel nivel avanzado para analizar datos, Word para elaborar documentos formales, Outlook para gestionar el correo y la agenda o herramientas colaborativas como Teams u OneDrive para el trabajo diario.
• -Conocimientos básicos de contabilidad: deberá manejar programas específicos como SAGE Contabilidad, A3CON, Holded o ContaPlus para registrar facturas, realizar asientos sencillos, llevar un control básico de ingresos y gastos o dar apoyo en tareas de conciliación.
• -Gestión documental digital: tendrá que demostrar soltura en el uso de plataformas en la nube como SharePoint, Google Drive o Dropbox y sistemas de gestión documental para organizar archivos, controlar versiones y garantizar que la información sea accesible y organizada.
• -Uso de software administrativo: entre sus tareas estarán las de manejar programas de la categoría ERP (como SAP, SAGE 200, Odoo o A3ERP), además de herramientas de facturación, CRMs para la gestión de clientes y aplicaciones internas para facilitar el seguimiento de procesos y tareas administrativas.

Soft skills: las habilidades blandas son esenciales para desenvolverse en un entorno dinámico y multitarea. Entre las más importantes, destacan:

• -Comunicación efectiva.
• -Organización y gestión del tiempo.
• -Resolución de problemas.
• -Trabajo en equipo.
• -Adaptabilidad.

Por todas estas funciones, la figura del administrativo es una de las más versátiles y demandadas en el mercado laboral.
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